Funktionsemailadressen

Vorrangig empfohlene Anwendungsbereiche

Vorfall:

  • verbal
  • psychisch
  • sexuell
  • digital

Berufsbereich

  • Kommunalverwaltung (inkl. Agentur für Arbeit)
  • Finanzverwaltung
  • Bildung und Erziehung
  • Gesundheit und Soziale Dienste
  • Justiz und Justizvollzug
  • Politik/ Landes- und Bundesverwaltung
  • Sport, Freizeit und Tourismus
  • Polizei, Grenzschutz, Zoll
  • Rettung und Feuerwehr
  • Verkehr, Infrastruktur, Ver- und Entsorgung, Forst, Gärtnerei, Landwirtschaft
  • Wissenschaft, Forschung, Kunst und Kultur
  • Versicherung

TOP

  • Organisatorisch

Tätigkeitsform

  • Innendienst mit Publikumsverkehr
  • Außendienst

Beschreibung

Funktionsemailadressen sind spezielle E-Mail-Adressen, die für bestimmte Funktionen oder Abteilungen in einem Unternehmen eingerichtet werden. Sie dienen dazu, Anfragen und Informationen gezielt an die zuständigen Stellen weiterzuleiten. Im Vergleich zu persönlichen Emailadressen bieten sie den Vorteil, dass Nachrichten – und damit auch Beleidigungs- oder Bedrohungsschreiben – weniger oft an einen individuellen Mitarbeitenden gerichtet werden können, was dazu beitragen kann das Risiko von Bedrohungsmails zu minimieren. Funktionsemailadressen sind weniger anfällig für Spam und Phishing-Angriffe, da sie in der Regel nicht öffentlich zugänglich sind. Persönliche Emailadressen hingegen können leichter von Aggressoren identifiziert und als Ziel für Hassmails genutzt werden. Behörden sollten daher Mitarbeitenden empfehlen, Funktionsemailadressen für geschäftliche Kommunikation zu verwenden.

Auf einen Blick

Ziele

  • Senkung des Risikos individuell adressierter Hassmails u.ä.

Beachtenswertes

  • Klare Richtlinien für die Kommunikation über Funktionsemailadressen festlegen, um sicherzustellen, dass alle Nachrichten angemessen und respektvoll sind

Hinweise zur Umsetzung

  • Klare Richtlinien zur sicheren Nutzung von Emailadressen festlegen
  • Mitarbeitende sollten darüber informiert und geschult werden, wie sie mit potenziell gewalttätigen oder bedrohlichen E-Mails umgehen sollen und an wen sie sich im Falle einer Bedrohung wenden können

Vorteile

  • Senkung des Risikos vor digitalen Übergriffen im Schriftverkehr
  • Erhöhung der Sicherheit vor Spam und Phishing-Angriffen
  • Keine Weitergabe von persönlichen Informationen

Nachteile

  • Einschränkung der individuellen Kommunikation, wenn mehrere Mitarbeitende unter derselben Adresse schreiben
  • Weniger persönliche Kontaktmöglichkeit
  • Möglicherweise belastend für Kollegium, wenn eine Person gezielt Hassmails erhält
Zurück zum Maßnahmenverzeichnis